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Beschaffungsmanagement

Unternehmen mit den Waren und Dienstleistungen versorgt, die diese für die Herstellung ihrer Produkte benötigen (Produktionsfaktoren). Der Begriff Management umfasst die Planung, Organisation, Führung und Kontrolle der Unternehmenstätigkeit.

 

Unter dem Begriff Beschaffungsmanagement sind also alle Handlungen zu verstehen, die darauf abzielen, das Unternehmen mit den für die Produktion oder Dienstleistungserstellung benötigten Gütern zu versorgen. Dabei sorgen Planung, Organisation, Führung und Kontrolle dafür, dass

  • die richtigen Dinge getan werden und
  • die Dinge auf die richtige Art und Weise getan werden.

Hier setzt das Beschaffungsmanagement an: Um überhaupt produzieren zu können, benötigt ein Unternehmen Produktionsfaktoren. Dazu gehören

  • Arbeitskräfte
  • Informationen
  • Kapital
  • Sachgüter und Dienstleistungen
  • Technologien

Diese bilden das Fundament für die Produktion eines Unternehmens. Die Leistung eines Unternehmens kann nur dann zufriedenstellend sein, wenn die Ausgangsbedingungen auf die strategischen Zielsetzungen des Unternehmens ausgerichtet sind. Diese bestehen jedoch in der Regel aus einem komplexen Zielsystem, mit zum Teil konkurrierenden Zielen. Daher darf sich auch das Beschaffungswesen nicht nur an einem einzelnen Kriterium – wie beim obigen Beispiel der Preis – orientieren. Für einen reibungslosen Produktionsprozess ist es vielmehr erforderlich, die benötigten Materialien bereitzustellen. Und zwar:

  • In ausreichender Menge
  • In der benötigten Art
  • Zu der erforderlichen Qualität
  • Termingerecht
  • Am rechten Ort sowie
  • Kostenoptimal

Damit sich das Beschaffungswesen sinnvoll in die Unternehmensstrategie eingliedert, sind Entscheidungen auf strategischer Basis notwendig, die im Folgenden näher erläutert werden sollen.

Materialanalyse

  • Welche Warengruppen sind von entscheidender Bedeutung für den Unternehmenserfolg?
  • Für welche Warengruppen ist ein hoher Verbrauch abzusehen?
  • Welche Verbräuche können sicher vorhergesagt werden?
  • Welche Güter werden selbst erstellt, welche werden fremdbezogen?
  • Inwiefern können die benötigten Güter standardisiert oder normiert werden?

Beschaffungsmarktanalyse

Nun werden Informationen über die Marktsituation auf dem Beschaffungsmarkt zusammengetragen und analysiert. Dies soll Informationen über mögliche Lieferanten bereitstellen, die eigene Position auf dem Beschaffungsmarkt sichtbar machen, auf neue Produkte oder Beschaffungsmärkte aufmerksam machen und eventuelle Störungen auf den Märkten frühzeitig sichtbar machen. Zur Beschaffungsmarktanalyse gehören

  • die Marktanalyse,
  • die Marktbeobachtung und
  • die Marktprognose.

Beschaffungspolitik

Aufgrund von Materialanalyse und Beschaffungsmarktanalyse wird nun die Beschaffungspolitik des Unternehmens festgelegt. Sie umfasst

  • die Beschaffungsprogrammpolitik,
  • Lieferantenpolitik,
  • Kontraktpolitik und
  • die Lagerpolitik.

Aus der Beschaffungspolitik heraus werden Beschaffungsstrategien entwickelt, die Versorgungssicherheit und eine starke Position in den Vertragsverhandlungen gewährleisten sollen. Ist die Beschaffungsstrategie festgelegt, wird sie über den operativen Beschaffungsprozess umgesetzt.

 

Der operative Beschaffungsprozess umfasst:

  • die Beschaffungsplanung, die aus den Ergebnissen der Bedarfsermittlung (Was wird benötigt?) und der Bestandskontrolle (Was ist vorhanden?) resultiert: Im Rahmen der Beschaffungsplanung werden Beschaffungsprinzipien, Beschaffungskosten, Beschaffungsmengen, Beschaffungstermine und Beschaffungswege (direkt/indirekt) festgelegt.
  • die Beschaffungsdurchführung, bestehend aus der Angebotseinholung, der Prüfung von Angebot und Vergleich, der Vergabeverhandlung und der Bestellung: Der Beschaffungsvorgang wird durch eine Bedarfsmeldung an den Einkauf ausgelöst. Die Angebotseinholung basiert auf den Ergebnissen der Beschaffungsmarktforschung, der Lieferantenbewertung und der Bedarfsmeldung. Der Einkauf verschafft sich im Rahmen der Angebotseinholung einen Überblick, ob und zu welchen Bedingungen bestimmte Lieferanten in der Lage sind, die gewünschten Güter zu liefern. Die Angebote werden anschließend formell auf Vollständigkeit, Übereinstimmung des Angebots mit der Anfrage und die Eindeutigkeit des Angebots überprüft. Die materielle Prüfung des Angebotes umfasst die Preisgestaltung, Qualität und Leistungen, Lieferzeit, Standort des Lieferanten und sonstige Faktoren. Mit der Vergabeverhandlung und / oder dem Bestellvorgang wird die Beschaffungsdurchführung abgeschlossen.
  • die Beschaffungskontrolle. Sie umfasst die Terminüberwachung, Wareneingangskontrolle und die Rechnungsprüfung: Zur Rechnungsprüfung gehört der Abgleich von Bestellmenge und eingetroffener Menge, des Preises, der Zahlungsbedingungen, Verpackungs- und Transportkosten.

Hat die Beschaffungskontrolle keine Abweichungen ergeben, wird der Vorgang in der Regel an das Rechnungswesen zur Begleichung der Rechnung weitergeleitet. Der operative Beschaffungsprozess ist abgeschlossen.

 

Der operative Beschaffungsprozess umfasst:

  • die Beschaffungsplanung, die aus den Ergebnissen der Bedarfsermittlung (Was wird benötigt?) und der Bestandskontrolle (Was ist vorhanden?) resultiert: Im Rahmen der Beschaffungsplanung werden Beschaffungsprinzipien, Beschaffungskosten, Beschaffungsmengen, Beschaffungstermine und Beschaffungswege (direkt/indirekt) festgelegt.
  • die Beschaffungsdurchführung, bestehend aus der Angebotseinholung, der Prüfung von Angebot und Vergleich, der Vergabeverhandlung und der Bestellung: Der Beschaffungsvorgang wird durch eine Bedarfsmeldung an den Einkauf ausgelöst. Die Angebotseinholung basiert auf den Ergebnissen der Beschaffungsmarktforschung, der Lieferantenbewertung und der Bedarfsmeldung. Der Einkauf verschafft sich im Rahmen der Angebotseinholung einen Überblick, ob und zu welchen Bedingungen bestimmte Lieferanten in der Lage sind, die gewünschten Güter zu liefern. Die Angebote werden anschließend formell auf Vollständigkeit, Übereinstimmung des Angebots mit der Anfrage und die Eindeutigkeit des Angebots überprüft. Die materielle Prüfung des Angebotes umfasst die Preisgestaltung, Qualität und Leistungen, Lieferzeit, Standort des Lieferanten und sonstige Faktoren. Mit der Vergabeverhandlung und / oder dem Bestellvorgang wird die Beschaffungsdurchführung abgeschlossen.
  • die Beschaffungskontrolle. Sie umfasst die Terminüberwachung, Wareneingangskontrolle und die Rechnungsprüfung: Zur Rechnungsprüfung gehört der Abgleich von Bestellmenge und eingetroffener Menge, des Preises, der Zahlungsbedingungen, Verpackungs- und Transportkosten.

 


Hat die Beschaffungskontrolle keine Abweichungen ergeben, wird der Vorgang in der Regel an das Rechnungswesen zur Begleichung der Rechnung weitergeleitet. Der operative Beschaffungsprozess ist abgeschlossen.

 

Beschaffungsmanagement-Instrument: Risiko-Portfolio

Hier werden die beiden Merkmale „Anfälligkeit gegenüber Versorgungsstörungen“ und „Versorgungsrisiko“ gegenübergestellt und analysiert. Das Versorgungsrisiko beschreibt die Gefahr von Versorgungsengpässen durch störanfällige Transportwege oder unzuverlässige Lieferanten. Die Anfälligkeit gegenüber Versorgungsstörungen ist um so höher, je weniger ein Unternehmen in der Lage ist, Versorgungsengpässen durch alternative Produkte oder Technologien zu begegnen. Ergänzend sei der Artikel zum Risikomanagement im Lexikon empfohlen.

 

Je nach Ausgangslage eignet sich

  • die Investitionsstrategie für Produkte mit hohem Versorgungsrisiko und hoher Störungsanfälligkeit. Sie zielt darauf ab, die Risiken durch gezielte Lieferantenpflege, die Entwicklung neuer Bezugsquellen oder innerbetriebliche Maßnahmen zu minimieren.
  • Die Abschöpfungsstrategie für gut auf dem Markt erhältliche Produkte und geringer Störanfälligkeit des Unternehmens. Die sichere Position befähigt zu qualifizierten Angebotsvergleichen und Vergabeverhandlungen, wodurch der Unternehmenserfolg gesteigert werden kann.
  • In allen anderen Fällen sollte das Unternehmen auch weiterhin nach optimalen Lieferbedingungen streben und selbstbewusst in Vergabeverhandlungen auftreten, sich allerdings mittels eines Frühwarnsystems auf mögliche Versorgungsengpässe vorbereiten und Alternativen erarbeiten.

Am Ende einer Periode, in der Regel eines Geschäftsjahres, wird durch das strategische Controlling auch die gewählte Beschaffungsstrategie überprüft und eventuell an veränderte Bedingungen angepasst.